מאגר לקוחות

מאגר לקוחות הינו מודול המאגד בתוכו את כל פרטי הלקוחות הנמצאים במערכת ובנוסף אפשרות להקמת כרטיסי לקוח חדשים.

לקוחות שמבצעים רכישה באתר ירשמו כלקוחות ויופיעו בדו״ח זה.

תוכן עניינים:

• מאגר לקוחות 
• רשימת לקוחות
• פרטי כרטיס לקוח
• קבוצות
• איתור לקוחות כפולים
• הערות לקוח
• סוגי קשרי לקוחות
• קשרי לקוחות
• דו״חות חייבים/ זכאים
• חשבונות פתוחים

רשימת לקוחות:

ברירת המחדל לכל יוזר היא שלשונית זה נעוצה כלשונית ברירת המחדל, והיא המסך הראשון שתראו בעת התחברות למערכת, אלא אם כן הוגדר אחרת.

על מנת להגיע לרשימת הלקוחות יש ללחוץ בתפריט הימני על לשונית ׳מאגר לקוחות׳ על לקוחות.

בעמוד הבא, ניתן לראות את רשימת הלקוחות הנמצאים במערכת וישנה אפשרות להיעזר בסננים על מנת לחפש לקוח לפי פרמטרים כמו שם מלא, תעודת זהות, דוא״ל ועוד..

שדה זה הינו ׳שדה עם זיכרון׳, זה אומר שברגע שתבחרו פרמטר, הוא ישמר כברירת המחדל ביוזר שלכם. וכך המערכת תעזור לכם לשמר את מה שנוח לכם מבחינת חיפוש לקוחות.

*במידה ולא תרצו להתחייב לפרמטר מסויים כמו ׳שם׳ או ׳נייד׳, תוכלו לבחור ב׳הכל׳ ובחיפוש עצמו להזין מה שתרצו.

בנוסף, ניתן להפיק דוח של לקוחות לפי נתון משותף לדוגמא: מקום מגורים, קבוצת לקוחות, לקוחות המאושרים דיוור פרסומי/תפעולי וכו׳.. 

בסיום הפקת הדוח באמצעות הכפתור מצד שמאל ׳הדפס׳ אפשר להדפיס את הדוח / לייצא לאקסל.

פרטי כרטיס לקוח:

על מנת להקים כרטיס לקוח חדש נלחץ על כפתור המודגש בצבע צהוב בשם ׳+ לקוח׳ כך יפתח לנו עמוד חדש בו נוכל למלא את פרטי הלקוח.

שימו לב, שדות בצבע צהוב הינם שדות חובה.

שדות החובה בכרטיס הלקוח משתנות מארגון לארגון לפי בחירת מנהלי המערכת.

מכל שדות החובה השדה היחיד שאפשר לדלג עליו הוא ״דוא׳׳ל״ בלחיצת על ״אין״.

להלן שדות הנמצאים בכרטיס הלקוח שנדרש עליהם הסבר קצר.

קבוצות - שיוך הלקוח לקבוצה מסויימת הסבר מפורט בהמשך.

לקוח ראשי - במידה וללקוח יש לקוח ראשי יש להוסיף אותו כאן. לקוח ראשי זהו הלקוח העיקרי איתו ניצור קשר ואליו ישלחו הדיוורים. לאחר מכן יש לבחור את סוג הקשר שלהם. 

לצורך העניין אם יש שני כרטיסי לקוח, אחד של אבא ואחד של בן, לרוב בכרטיס הלקוח של הבן נבחר בלקוח הראשי את אבא שלו. 

הסבר קצר על דיוורים: 

דיוור פרסומי - הינו הודעה לצורך שליחת פרסומת בלבד.

דיוור תפעולי - הינו הודעה לצורך מסירת מידע על חיוני ללקוח לדוגמא הודעה על ההזת מועד אירוע אליו הזמין כרטיסים.

קיימות שתי דרכים לשלוח הודעה ללקוח, כדיוור במייל וכמסרון בSms.

דיוור - ניתן להגדיר מצד ימין קבלת דיוורים פרסומיים במסרון ,בדוא״ל, ובדואר ובצד שמאל הודעות תפעוליות במסרון, דוא״ל, ודואר.

 לאחר שנלחץ על פתור ׳שמור שינויים׳ יפתח לנו כרטיס הלקוח עם לנו לשוניות חדשות.

פעולות - תחת ׳פעולות׳ ישנן כמה אפשרויות

איפוס סיסמה לאתר אינטרנט - איפוס סיסמא של הלקוח לאזור האישי באתר האינטרנט.

שלח SMS - שליחת sms תפעולי ללקוח.

שלח דוא״ל - שליחת דוא״ל תפעולי ללקוח 

שלח ניוזלטר - שליחת ניוזליטר ללקוח.

הדפסת מעטפה - הדפסת מעטפה ללקוח (יודפסו פרטי הלקוח שנבחר על גבי מעטפה)

הדפסת כרטיס לקוח - כרטיס זה הינו כרטיס פלסטיק שתצוגתו היא שם על גבי הכרטיס וברקוד לסריקה המאגד בתוכו את כל פרטי הלקוח וההזמנות על שמו. 

העתקת קישור מאובטח לאזור האישי באתר - העתקת קישור לאיזור האישי של הלקוח/מעבר לאיזור האישי דרך החץ.

שלח קישור מאובטח לאיזור האישי באתר - שליחת קישור מאובטח לאזור האישי ללקוח בעזרת מייל.

העתקת קישור מאובטח לארנק הדיגיטלי - רכיב זה מיועד לכניסה לאירועים אותם רכש הלקוח מבלי להציג את הכרטיסים בכניסה, הכרטיס נטען באופן אוט מטי בפעילויות חדשות שירכשו בעתיד.

ניתן להשתמש בברקוד המופיע בעת הכניסה לאולם.

הוספה / שינוי כרטסת הנה״ח - ניתן לשייך לכרטיס הלקוח כרטסת הנה״ח (סעיף תקציבי) אשר כל תשלום שיתקבל מהלקוח יכנס אוטומטית לכרטסת המוזנת.

כרטיסים - בכפתור זה ניתן למכור/לשריין כרטיסים ללקוח.

מנוי - בכפתור זה ניתן למכור/ לשריין מנוי ללקוח.

שובר - בכפתור זה ניתן למכור שובר ללקוח.

לשוניות שיופיעו במידה ומודולים אלו זמינים אצלכם במערכת :

מוצר - בכפתור זה ניתן למכור/לשריין מוצר ללקוח.

שירות - בכפתור זה ניתן למכור/לשריין שירות ללקוח.

ביקור - בכפתור זה ניתן למכור/טיוטה/לשריין הזמנת ביקור ללקוח.

שיבוץ - בכפתור זה ניתן למכור/טיוטה/לשריין הזמנת שיבוץ ללקוח.

הוסף -  תחת ׳הוסף׳ יש כמה אפשרויות:

לקוח מקושר - בכפתור זה ניתן לקשר בין לקוחות (הסבר מפורט בהמשך)

פנייה - פתיחת התכתבות פנימית בין משתמשי המערכת על לקוח מסויים / הקמת פניה ושיוך הפנייה על נציג מטפל מסויים.

הערה - הערה על כרטיס הלקוח למידע פנימי בלבד - ההערות יופיעו בלשונית ״הערות״

אם נבחר הערה דביקה היא תופיע בכרטיס הלקוח.

בקשה ליצירת קשר - הערה פנימית למשתמשי המערכת שיש ליצור קשר עם הלקוח בנושא המבוקש.

חשבון - דרישת תשלום ללקוח, כשנלחץ על הוסף חשבון תפתח לנו חלונית ובה נבחר על אילו פריטים נרצה לשייך לחשבון, לאחר הבחירה נלחץ על ׳׳שלח׳׳

פרטי חשבון - יוצג מסך העריכה של החשבון לפני סגירתו.

ניתן להוסיף מלל על החשבון, ולבחור האם החשבון יהיה מפורט (תוכן החשבון יהיה מפורט)/מסוכם.

סיכום כרטיסים - נראה פירוט של כל סוגי הכרטיסים , עלויות , שורה וכיסא וכו׳..

הזמנות - יוצג פירוט של כל ההזמנות הנמצאות תחת החשבון. 

היסטוריית תשלומים - תשלומים שבוצעו על החשבון.

הדפסת טויטת חשבון - הדפסת חשבון טיוטה לצורך בדיקה איך הלקוח מקבל את החשבון.

הוסף פריטים - באפשרות זו נוכל להוסיף פריטים נוספים על החשבון.

מחק חשבון - מחיקת החשבון - יהיה אפשרי רק אם החשבון שאנחנו מוחקים הוא החשבון האחרון שיצא במערכת (אם לא פעולה זו לא אפשרי מאחר והיא לא חוקית!)

סיום הפקת חשבון - בסיום עריכת החשבון יש ללחוץ על כפתור זה , יש לשים לב כי לאחר סיום ההפקה לא יהיה ניתן לערוך כל שינוי בחשבון.

זיכוי - במידה והלקוח בזכות כספית במערכת , ניתן ללחוץ על כפתור זה על מנת להוציא לו מסמך זיכוי.

קבלה- הפקת קבלה ללקוח על תשלום שנבחר.

קיימים ארגונים אשר מוגדר להם במערכת שקבלות מופקות אוטומטית ובמקרה כזה לא יהיה צורך בהפקה ידנית.

תעודת משלוח - בהתנהלות ישנה יחסית בעולם התרבות על מנת להביא לסוכן כרטיסים משוריינים - היו צריכים להביא לו כרטיסים פיזית וההיכל היה מוציא להם תעודת משלוח בה הסוכן חתם שהוא קיבל כמות מסויימת של כרטיסים.

תעודת החזר - במידה והסוכן מכר חלק מהכמות שקיבל ורוצה להחזיר לאולם את הכרטיסים שלא מכר - מוציאים תעודת החזר עליה היה חותם האולם על כמה כרטיסים הם קיבלו חזרה.

הסר לקוח - הסרת הלקוח ממאגר הלקוחות - תמיד יהיה ניתן לשחזר את הלקוח/למצוא אותו בדו״ח דרך לשונית ״פעיל״

להלן פירוט של כל אחד מהלשוניות הבאות, 

פרטים - הלשונית בה נראה את כרטיס הלקוח יחד עם פרטי הלקוח והזמנותיו.

תשלומים - היסטוריית התשלומים של הלקוח

הערות - ניתן להקים הערה על כרטיס הלקוח , הערה זו פנימית בלבד ולא נראית ללק

על מנת להקים הערת לקוח יש ללחוץ מצד שמאל על הכפתור הצהוב  ״+הוסף הערת לקוח״.

בצילום הבא במלבן הלבן יש לכתוב את תוכן ההערה , בשדה ׳דביק׳ יש לבחור האם ההערה תהיה דבוקה בכרטיס הלקוח למעלה או שלא, ותהיה מוצגת רק ברשימת הערות.

בעמוד זה אפשר לראות האם הלקוח מקושר לקבוצת לקוחות , וניתן להיעזר בסננים כדי לחפש קבוצות מסויימת

קשרי לקוחות - ניתן לקשר בין לקוחות לצורך תפעול המשתמש , הפעולה הינה פנימית ולא צפויה ללקוח

ישנם כל מיני סוגים של קשרי לקוחות, לדוגמא הורה וילד. 

הדבר עוזר לי כמשתמש לצפיית רכישות משותפות של הלקוחות.

מסמכים - מסמכים שיש ללקוח כגון קבלות, חשבונות, מסמכי זיכוי וכו...

 צפייה בפניות שיש על הלקוחפניות - 

מסרונים - פירוט כל המסרונים שנשלחו ללקוח

דוא״ל - פירוט כל הדיוורים שנשלחו ללקוח

היסטורייה - בהיסטוריית הלקוח ניתן לצפות בכל הפעולות שבוצעו מרגע הקמת כרטיס הלקוח לפי תאריך,

שעה, והמשתמש שביצע את הפעולות. 

כגון: הזמנות שנעשו, חיובים/זיכויים, הפקת מסמכים וכו׳...

בלשונית ׳פרטים׳ קיים מצד שמאל ׳תמצית פעילות׳.

בחלונית זו נמצא מידע בקצרה על הלקוח.

לדוגמא: פרטים על יוצר כרטיס הלקוח בתאריך ובשעה המדויקים, המשתמש האחרון שערך את הכרטיס לקוח , כמות כרטיסים פעילים וכו׳..

מתחת לחלון זה יש מידע על לקוחות מקושרים במידה והלקוח מקושר, ואופציה להוספת קשר חדש.

נחזור ללשונית ״פרטים״ בכרטיס הלקוח, נגלול מעט למטה ללשוניות הבאות,

הזמנות - פירוט ההזמנות הנמצאות על הלקוח, ניתן להיעזר בסננים על מנת למצוא הזמנה מסויימת, להגדיר טווח מסויים של תאריכים כדי למצוא הזמנות ספציפיות ,לאתר הזמנות מבוטלות וכו׳..

מנויים - פירוט המנויים הנמצאים על הלקוח, ניתן להיעזר בסננים על מנת לאתר מנוי מסויים.

שוברים - פירוט השוברים הנמצאים על הלקוח, ומצד שמאל בכפתור הצהוב ׳שובר׳ ניתן למכור שובר חדש ללקוח.

כרטיסים - פירוט הכרטיסים שיש ללקוח, שימו לב כי קיים הבדל בין כרטיסים להזמנות.

תחת לשונית הזמנות רואים את ההזמנה מסוכמת עם סך הכרטיסים ושם האירוע , ותחת כרטיסים מקבלים פירוט מלא על הכרטיס כמו שורה וכיסא, אולם , סוג כרטיס וכו׳...

שירותים - פירוט השירותים שיש על הלקוח, וניתן להיעזר בסננים לאתר פרטים מסויימים.

מוצרים - פירוט המוצרים שיש על הלקוח, ומצד שמאל בכפתור הצהוב ׳הוסף מוצר׳ ניתן למכור מוצר חדש ללקוח.

הזמנת ביקור - פירוט הזמנות הביקור שיש על הלקוח,  ומצד שמאל בכפתור הצהוב ׳הזמנת ביקור׳ ניתן להקים הזמנת ביקור חדשה ללקוח.

שיבוצי חלונות זמן - צפייה בהזמנות השיבוץ שיש על הלקוח, ומצד שמאל בכפתור הצהוב ׳+חלון זמן׳ ניתן להקים הזמנת שיבוץ חדשה.

קבוצות:

על מנת להגיע לקבוצות לקוחות יש ללחוץ  בתפריט הימני במודול ׳מאגר לקוחות׳ על קבוצות.

בעמוד זה ניתן לראות את כל הקבוצות לקוחות הקיימות במערכת, ובאמצעות הכפתור הצהוב משמאל

 ׳הוסף קבוצת לקוחות׳ ניתן להקים קבוצה חדשה במערכת.

כאשר נלחץ על ׳הוסף קבוצת לקוחות׳, נמלא את הפרטים הבאים,

שם הקבוצה - להזין את שם הקבוצה.

דיוור - האם להגדיר אישור דיוור אוטומטית ללקוחות המשוייכים לקבוצה זו, שימו לב שניתן להגדיר דיוור רק בדוא״ל, רק במסרון או גם וגם

תוקף חברות - לכמה זמן מהרגע שלקוח נכנס לקבוצה הוא יוצא ממנה. במידה והשהות בקבוצה אינה מוגבלת בזמן, יש להשאיר שדה זה ריק

מודגש בכרטיס הלקוח - במידה ונרצה שבכרטיס הלקוח של לקוחות אשר משוייכים לקבוצה זו תופיע הערה באופן בולט, יש להפעיל הגדרה זו

לקוחות בקבוצה - פירוט כל הלקוחות הנמצאים בקבוצה, ניתן באמצעות הכפתור הצהוב משמאל  ׳+לקוח׳ להוסיף לקוחות חדשים לקבוצה.

סובסידיה - במידה והוגדרה סובסידיה לקבוצה זו, בלשונית זו תוכלו לראות מה הסבסוד שהוגדר. 

בסיס ידע - ניתן להוסיף ידע לקבוצה זו דרך לשונית ׳בסיס ידע׳. נושא זה יוסבר בהרחבה במסמך ׳בסיס ידע׳

איתור לקוחות כפולים:

על מנת להגיע לאיתור לקוחות כפולים יש ללחוץ בתפריט הימני במודול ׳מאגר לקוחות׳ איתור לקוחות כפולים.

בעמוד זה ניתן לאתר לקוחות כפולים במערכת לפי אופן ההצלבה שתזינו.

לקוחות כפולים אלו לקוחות שהוקמו במערכת יותר מפעם אחת עם פרטים זהים.

אופן ההצלבה יכול להיות לפי הרשימה הבאה,

ולסיום איתור.

הערות לקוח :

על מנת להגיע להערות לקוח יש ללחוץ בתפריט הימני בלשונית ׳מאגר לקוחות׳ הערות לקוח.

בעמוד זה ניתן לצפות בכל הערות הלקוח שהוקמו על לקוחות באופן מרוכז.

בלשונית זו יופיע פירוט של הקים את ההערה, תאריך ההפקה, ופרטי הלקוח.

דוגמא -

סוגי קשרי לקוחות :

על מנת להגיע לסוגי קשרי לקוחות יש ללחוץ בתפריט הימני במודול ׳מאגר לקוחות׳ סוגי קשרי לקוחות.

בעמוד זה יהיה מפורט כלל סוגי הקשר שאפשר לבחור כאשר מבצעים קישור לקוחות.

בכפתור הצהוב משמאל ׳הוסף סוג קשרי לקוחות׳ ניתן להקים סוג קשר חדש.

כאשר נלחץ על כפתור זה, יפתח העמוד הבא ובו יש למלא את הפרטים הבאים.

שם - שם סוג הקשר

שם הופכי - השם ההופכי של סוג הקשר הראשון שנבחר.

לדוגמא: 

שם - סבא/סבתא

שם הופכי - נכד/ה

שיתוף פריטים ורכישות - בהגדרה זו ניתן להזין שבסוג קשר זה אוטומטית ההזמנות של הלקוחות המקושרים יוצגו בכרטיסי הלקוח של אחד השנייה.

קשרי לקוחות:

על מנת להגיע לקשרי לקוחות יש ללחוץ בתפריט הימני במודול ׳מאגר לקוחות׳ קשרי לקוחות.

בעמוד זה יוצג רשימה מרוכזת של כל הלקוחות המקושרים.

דו״חות חייבים/ זכאים:

דוח המציג לקוחות הנמצאים בחוב / זכות במערכת , דוח זה מכיל המון סננים בהם אפשר להיעזר ולהוציא דוח מדוייק לפי סוג לקוח (לקוח/סוכן/מסבסד) , דוח על פריטים מסויימים וכו׳...

חשבונות פתוחים:

דוח זה הינו דוח מסמכים אשר ניתן להפיק ממנו מידע על מצבים של מסמכים כמו איתור מסמך ספציפי (חשבון/קבלה/מסמך זיכוי..) , רשימה של כלל החשבונות ששולמו וכו׳..