סוכנים

סוכן כרטיסים הוא אדם או חברה המתפקדים כמתווכים בין קונים למוכרי כרטיסים, בעיקר בתחום התרבות והבידור. סוכן כרטיסים אחראי למכור כרטיסים לאירועים שונים כמו הופעות, הצגות תיאטרון, משחקי ספורט, מופעי מוזיקה, או כל סוג אחר של אירועים.

על כל מכירה כזו הסוכן לרוב עמלה.

תוכן עניינים:

• סוכנים:
• קבוצות:
• דו״חות חייבים/ זכאים:
• חשבונות פתוחים:
• כרטיסים משוריינים:
• מכירות מסוכנים:
•  *כרטיסים מסוכנים:
• מכירות בהתחשבנות:

סוכנים:

על מנת להגיע לרשימת הסוכנים יש ללחוץ בתפריט הימני בלשונית ׳סוכנים׳ על סוכנים.

בעמוד הבא, ניתן לראות את רשימת הסוכנים הנמצאים במערכת וישנה אפשרות להיעזר בסננים על מנת לחפש סוכן לפי פרמטרים כמו שם מלא, תעודת זהות, דוא״ל ועוד..

שדה זה הינו ׳שדה עם זיכרון׳, זה אומר שברגע שתבחרו פרמטר, הוא ישמר כברירת המחדל ביוזר שלכם. 

וכך המערכת תעזור לכם לשמר את מה שנוח לכם מבחינת חיפוש לקוחות.

*במידה ולא תרצו להתחייב לפרמטר מסויים כמו ׳שם׳ או ׳נייד׳, תוכלו לבחור ב׳הכל׳ ובחיפוש עצמו להזין מה שתרצו.

בכפתור הצהוב משמאל בשם׳׳+סוכן׳ ניתן להקים כרטיס סוכן חדש.

להלן פרטי כרטיס הסוכן,

שימו לב, שדות בצבע צהוב הינם שדות חובה.

שדות החובה בכרטיס סוכן משתנות מארגון לארגון לפי בחירת מנהלי המערכת.

מכל שדות החובה השדה היחיד שאפשר לדלג עליו הוא ״דוא׳׳ל״ בלחיצת על ״אין״.

להלן שדות הנמצאים בכרטיס הלקוח שנדרש עליהם הסבר קצר.

קבוצה - יש לבחור קבוצת לקוחות לקוחות אליה נרצה לשייך את הסוכן, כגון ילדים, אזרחים ותיקים, חברי מועדון..

סוכן ראשי - במידה ולסוכן יש לקוח ראשי יש להוסיף אותו כאן. לקוח ראשי זהו הלקוח העיקרי איתו ניצור קשר ואליו ישלחו הדיוורים. לאחר מכן יש לבחור את סוג הקשר שלהם. 

דיוור פרסומי - הינו הודעה לצורך שליחת פרסומת בלבד.

דיוור תפעולי - הינו הודעה לצורך מסירת מידע על חיוני לסוכן לדוגמא הודעה על ההזת מועד אירוע אליו הזמין כרטיסים.

קיימות שתי דרכים לשלוח הודעה לסוכן, כדיוור במייל וכמסרון בSms.

דיוור - ניתן להגדיר מצד ימין קבלת דיוורים פרסומיים במסרון ,בדוא״ל, ובדואר ובצד שמאל הודעות תפעוליות במסרון, דוא״ל, ודואר.

 לאחר שנלחץ על פתור ׳שמור שינויים׳ יפתח לנו כרטיס הסוכן עם לשוניות חדשות.

פעולות - תחת ׳פעולות׳ ישנן כמה אפשרויות:

איפוס סיסמה לאתר אינטרנט - איפוס סיסמא של הסוכן לאזור האישי באתר האינטרנט.

שלח SMS - שליחת sms תפעולי לסוכן.

שלח דוא״ל - שליחת דוא״ל תפעולי לסוכן. 

שלח ניוזלטר - שליחת ניוזליטר לסוכן.

הדפסת מעטפה - הדפסת מעטפה לסוכן (יודפסו פרטי הסוכן שנבחר על גבי מעטפה)

הדפסת כרטיס סוכן - כרטיס זה הינו כרטיס פלסטיק שתצוגתו היא שם על גבי הכרטיס וברקוד לסריקה המאגד בתוכו את כל פרטי הסוכן וההזמנות על שמו. 

העתקת קישור מאובטח לאזור האישי באתר - העתקת קישור לאיזור האישי של הסוכן/מעבר לאיזור האישי דרך החץ.

שלח קישור מאובטח לאיזור האישי באתר - שליחת קישור מאובטח לאזור האישי לסוכן בעזרת מייל.

העתקת קישור מאובטח לארנק הדיגיטלי - רכיב זה מיועד לכניסה לאירועים אותם רכש הסוכן מבלי להציג את הכרטיסים בכניסה, הכרטיס נטען באופן אוט מטי בפעילויות חדשות שירכשו בעתיד.

ניתן להשתמש בברקוד המופיע בעת הכניסה לאולם.

הוספה / שינוי כרטסת הנה״ח - ניתן לשייך לכרטיס הסוכן כרטסת הנה״ח (סעיף תקציבי) אשר כל תשלום שיתקבל מהסוכן יכנס אוטומטית לכרטסת המוזנת.

כרטיסים - בכפתור זה ניתן למכור/לשריין כרטיסים לסוכן.

מנוי - בכפתור זה ניתן למכור/ לשריין מנוי לסוכן.

שובר - בכפתור זה ניתן למכור שובר לסוכן.

לשוניות שיופיעו במידה ומודולים אלו זמינים אצלכם במערכת :

מוצר - בכפתור זה ניתן למכור/לשריין מוצר לסוכן.

שירות - בכפתור זה ניתן למכור/לשריין שירות לסוכן.

ביקור - בכפתור זה ניתן למכור/טיוטה/לשריין הזמנת ביקור לסוכן.

שיבוץ - בכפתור זה ניתן למכור/טיוטה/לשריין הזמנת שיבוץ לסוכן.

הוסף -  תחת ׳הוסף׳ יש כמה אפשרויות:

לקוח מקושר - בכפתור זה ניתן לקשר בין סוכנים (הסבר מפורט בהמשך)

פנייה - פתיחת התכתבות פנימית בין משתמשי המערכת על סוכן מסויים / הקמת פניה ושיוך הפנייה על נציג מטפל מסויים.

הערה - הערה על כרטיס הסוכן למידע פנימי בלבד - ההערות יופיעו בלשונית ״הערות״

אם נבחר הערה דביקה היא תופיע בכרטיס הסוכן.

בקשה ליצירת קשר - הערה פנימית למשתמשי המערכת שיש ליצור קשר עם הסוכן בנושא המבוקש.

חשבון - דרישת תשלום לסוכן, כשנלחץ על הוסף חשבון תפתח לנו חלונית ובה נבחר על אילו פריטים נרצה לשייך לחשבון, לאחר הבחירה נלחץ על ׳׳שלח׳׳

פרטי חשבון - יוצג מסך העריכה של החשבון לפני סגירתו.

ניתן להוסיף מלל על החשבון, ולבחור האם החשבון יהיה מפורט (תוכן החשבון יהיה מפורט)/מסוכם.

סיכום כרטיסים - נראה פירוט של כל סוגי הכרטיסים, עלויות, שורה וכיסא וכו׳..

הזמנות - יוצג פירוט של כל ההזמנות הנמצאות תחת החשבון. 

היסטוריית תשלומים - תשלומים שבוצעו על החשבון.

הדפסת טויטת חשבון - הדפסת חשבון טיוטה לצורך בדיקה איך הסוכן מקבל את החשבון.

הוסף פריטים - באפשרות זו נוכל להוסיף פריטים נוספים על החשבון.

מחק חשבון - מחיקת החשבון - יהיה אפשרי רק אם החשבון שאנחנו מוחקים הוא החשבון האחרון שיצא במערכת (אם לא פעולה זו לא אפשרי מאחר והיא לא חוקית!)

סיום הפקת חשבון - בסיום עריכת החשבון יש ללחוץ על כפתור זה , יש לשים לב כי לאחר סיום ההפקה לא יהיה ניתן לערוך כל שינוי בחשבון.

זיכוי - במידה והלקוח בזכות כספית במערכת , ניתן ללחוץ על כפתור זה על מנת להוציא לו מסמך זיכוי.

קבלה- הפקת קבלה ללקוח על תשלום שנבחר.

קיימים ארגונים אשר מוגדר להם במערכת שקבלות מופקות אוטומטית ובמקרה כזה לא יהיה צורך בהפקה ידנית.

תעודת משלוח - בהתנהלות ישנה יחסית בעולם התרבות על מנת להביא לסוכן כרטיסים משוריינים - היו צריכים להביא לו כרטיסים פיזית וההיכל היה מוציא להם תעודת משלוח בה הסוכן חתם שהוא קיבל כמות מסויימת של כרטיסים.

תעודת החזר - במידה והסוכן מכר חלק מהכמות שקיבל ורוצה להחזיר לאולם את הכרטיסים שלא מכר - מוציאים תעודת החזר עליה היה חותם האולם על כמה כרטיסים הם קיבלו חזרה.

הסר לקוח - הסרת הסוכן ממאגר הסוכנים - תמיד יהיה ניתן לשחזר את הסוכן/למצוא אותו בדו״ח דרך לשונית ״פעיל״

להלן פירוט של כל אחד מהלשוניות הבאות, 

פרטים - הלשונית בה נראה את כרטיס הלקוח יחד עם פרטי הסוכן והזמנותיו.

תשלומים - היסטוריית התשלומים של הסוכן.

הערות - ניתן להקים הערה על כרטיס הסוכן, הערה זו פנימית בלבד ולא נראית לסוכן

על מנת להקים הערת סוכן יש ללחוץ מצד שמאל על הכפתור הצהוב  ״+הוסף הערת סוכן״.

בצילום הבא במלבן הלבן יש לכתוב את תוכן ההערה, בשדה ׳דביק׳ יש לבחור האם ההערה תהיה דבוקה בכרטיס הסוכן למעלה או שלא, ותהיה מוצגת רק ברשימת הערות.

קבוצות - בעמוד זה אפשר לראות האם הסוכן מקושר לקבוצת לקוחות, וניתן להיעזר בסננים כדי לחפש קבוצה מסויימת. 

לקוחות מקושרים - ניתן לקשר בין סוכנים לצורך תפעול המשתמש, הפעולה הינה פנימית ולא צפויה 

לסוכן. 

עמלות סוכן - בעמוד זה נוכל להגדיר עמלת סוכן המוגדרת מראש על פריט מסויים.

במסך שיפתח נגדיר את עמלת הסוכן:

נוכל להגדיר לפי קבוצת לקוחות, סוג כרטיס מסויים, פריט ספציפי (מופע/עונת מנוי), ולבסוף נזין את העמלה בש״ח או באחוזים.

מסמכים שיש לסוכן, כגון קבלות, חשבונות, מסמכי זיכוי...מסמכים - 

 צפייה בפניות שיש על המסבסד.פניות -

ברקודים -

 פירוט כל המסרונים שנשלחו לסוכן.מסרונים -

 פירוט כל הדיוורים שנשלחו לסוכן.דוא״ל -

היסטוריה - בהיסטוריה ניתן לצפות בכל הפעולות שבוצעו מרגע הקמת כרטיס הסוכן לפי תאריכים

שעה, והמשתמש שביצע את הפעולות. 

כגון:

הזמנות שנעשו, חיובים/זיכויים, הפקת מסמכים וכו׳..

בלשונית ׳פרטים׳ קיים מצד שמאל ׳תמצית פעילות׳.

בחלונית זו נמצא מידע בקצרה על הסוכן.

לדוגמא: פרטים על יוצר כרטיס הסוכן בתאריך ובשעה המדויקים, המשתמש האחרון שערך את הכרטיס סוכן, כמות כרטיסים פעילים וכו׳..

מתחת לחלון זה יש מידע על לקוחות מקושרים במידה והסוכן מקושר, ואופציה להוספת קשר חדש.

נגלול מעט למטה ללשוניות הבאות,

הזמנות - פירוט ההזמנות הנמצאות על הסוכן, ניתן להיעזר בסננים על מנת למצוא הזמנה מסויימת, להגדיר טווח מסויים של תאריכים כדי למצוא הזמנות ספציפיות, לאתר הזמנות מבוטלות וכו׳..

מנויים -  פירוט המנויים הנמצאים על הסוכן, ניתן להיעזר בסננים על מנת לאתר מנוי מסויים.

שוברים - פירוט השוברים הנמצאים על הסוכן, ומצד שמאל בכפתור הצהוב ׳שובר׳ ניתן למכור שובר חדש לסוכן.

כרטיסים - פירוט הכרטיסים שיש לסוכן, שימו לב כי קיים הבדל בין כרטיסים להזמנות.

תחת לשונית הזמנות רואים את ההזמנה מסוכמת עם סך הכרטיסים ושם האירוע, ותחת כרטיסים מקבלים פירוט מלא על הכרטיס כמו שורה וכיסא, אולם, סוג כרטיס וכו׳...

שירותים - פירוט השירותים שיש על הסוכן, וניתן להיעזר בסננים לאתר פרטים מסויימים.

מוצרים - פירוט המוצרים שיש על הסוכן, ומצד שמאל בכפתור הצהוב ׳הוסף מוצר׳ ניתן למכור מוצר חדש לסוכן.

הזמנת ביקור - פירוט הזמנות הביקור שיש על הסוכן, ומצד שמאל בכפתור הצהוב ׳הזמנת ביקור׳ ניתן להקים הזמנת ביקור חדשה לסוכן.

שיבוצי חלונות זמן - צפייה בהזמנות השיבוץ שיש על הסוכן, ומצד שמאל בכפתור הצהוב ׳+חלון זמן׳ ניתן להקים הזמנת שיבוץ חדשה.

קבוצות:

על מנת להגיע לקבוצות לקוחות יש ללחוץ בתפריט מהימני במודול ׳סוכנים׳ על קבוצות.

בעמוד זה ניתן לראות את כל קבוצות הלקוחות הקיימות במערכת, ובאמצעות הכפתור הצהוב משמאל ׳הוסף קבוצת לקוחות׳ ניתן להקים קבוצה חדשה במערכת.

כאשר נלחץ על ׳, נמלא את הפרטים הבאים,

שם הקבוצה - יש להזין את שם הקבוצה.

דיוור - האם להגדיר אישור דיוור אוטומטית ללקוחות המשוייכים לקבוצה זו, שימו לב שניתן להגדיר דיוור רק בדוא״ל, רק במסרון או גם וגם.

תוקף חברות - לכמה זמן מהרגע שלקוח נכנס לקבוצה הוא יוצא ממנה. במידה והשהות בקבוצה אינה מוגבלת בזמן, יש להשאיר שדה זה ריק.

מודגש בכרטיס הלקוח - במידה ונרצה שבכרטיס הלקוח של לקוחות אשר משוייכים לקבוצה זו תופיע הערה באופן בולט, יש להפעיל הגדרה זו. 

לקוחות בקבוצה - פירוט כל הלקוחות הנמצאים בקבוצה, ניתן באמצעות הכפתור הצהוב משמאל  ׳+לקוח׳ להוסיף לקוחות חדשים לקבוצה.

סובסידיה - במידה והוגדרה סובסידיה לקבוצה זו, בלשונית זו תוכלו לראות מה הסבסוד שהוגדר. 

בסיס ידע - ניתן להוסיף ידע לקבוצה זו דרך לשונית ׳בסיס ידע׳. נושא זה יוסבר בהרחבה במסמך ׳בסיס ידע׳.

דו״חות חייבים/ זכאים:

על מנת להגיע לדוח זה יש ללחוץ בתפריט הימני במודול סוכנים על דו״חות חייבים/זכאים.

דוח המציג סוכנים הנמצאים בחוב / זכות במערכת, דוח זה מכיל המון סננים בהם אפשר להיעזר ולהוציא דוח מדוייק לפי סוג הלקוח (לקוח/סוכן/מסבסד), דוח על פריטים מסויימים וכו׳...

חוב יופיע בצבע אדום. זכות תופיע בצבע צהוב.

חשבונות פתוחים:

על מנת להגיע לדוח זה יש ללחוץ בתפריט הימני במודול סוכנים על חשבונות פתוחים.

דוח המציג את כל החשבונות הפתוחים במערכת. כלומר כל החשבונות שעדיין לא הוסדרו - נמצאים במאזן של חוב או זכות.

בין היתר זהו דוח מסמכים אשר ניתן להפיק ממנו מידע על מצבים של מסמכים כמו איתור מסמך ספציפי (חשבון/קבלה/מסמך זיכוי..), רשימה של כלל החשבונות ששולמו וכו׳..

כרטיסים משוריינים:

על מנת להגיע לדוח זה יש ללחוץ בתפריט הימני במודול סוכנים על כרטיסים משוריינים.

דוח המציג את כל הכרטיסים הנמצאים במצב משוריין שהלקוח המשלם שלהם הוא סוכן.

מכירות מסוכנים:

על מנת להגיע לדוח זה יש ללחוץ בתפריט מצד ימין במודול סוכנים על מכירות מסוכנים.

דוח מכירות המציג כרטיסים פעילים במערכת, שהלקוח המשלם שלהן הוא סוכן.

כרטיסים מסוכנים:

על מנת להגיע לדוח זה יש ללחוץ בתפריט הימני במודול סוכנים על כרטיסים מסוכנים.

דוח כרטיסים שמציג פירוט על כרטיסים במערכת, שהלקוח המשלם שלהם הוא סוכן.

מכירות בהתחשבנות:

על מנת להגיע לדוח זה יש ללחוץ בתפריט הימני במודול סוכנים על מכירות בהתחשבנו.

דוח שמאתר מכירות עם תשלומים באמצעי תשלום ׳התחשבנות׳ (סכום תשלומי ההתחשבנות גדול מאפס)